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[2159] チャットとメールの使い分け考

~ライターとか、やってます【文章で食べていく方法】~

仕事でチャットワークを使う機会が多くなってきました。
複数のメンバーと情報共有できますし、かつ、同時進行・並列処理が行える。
CCメールでもできなくはないんですが、慣れると、チャットのほうが楽だったりします。
ただ、何でもかんでも書き込めばいいかというと、そこはやはり、ケース・バイ・ケースでしょう。
個人的な皮膚感覚ですが、以下のような場合は、チャットがなじまないと思います。

○個人と個人の連絡
実例として、社員総会みたいな催しのお誘いを受けたことがありました。
ほかの外部メンバーもお誘いを受けているならいざ知らず、特定個人だけを対象とした連絡は、メールにすべきでしょう。
じゃないとやっかまれますし、新規参入者に高いハードルを与えてしまいかねません。

逆の相談もしかりで、他のメンバーに関係ない内容・・・たまたまあした近くへ寄るけど、15時ぐらいっています?・・・みたいなのはメールがふさわしい。

チャットの投稿画面
いま使っているチャットの一例

○センシティブな内容
クレーム、あるいはそれに近い内容も、メールマターだと思います。
例えば、
「外部の委託先からいきなり連絡が来るって、どうなの。まずは、担当者から一方がほしいよね」
みたいなことをクライアントが言っていたとしたら、こっそり、メールでご注進すべきでしょう。
これもニュアンスによりけりで、
「担当者から一報がほしい」
程度だったら、チャットでもいいかな。
むずかしいですけど、注意して扱うべき情報は、メールにしましょう。
単に業務連絡レベルなら、チャット推奨。

○長文の場合
説明がややこしくて長くなりそうな場合です。
画面の半分を埋めちゃうような連絡だったら、メール・・・というか、電話だな。
それだけ複雑だと、どこか一箇所見落としただけで、別の話になっちゃいますからね。

○時間的余裕がない場合
チャットのメリットは即時性だろうけれど、やはり「相手が見ていない」というリスクをはらみます。
すぐやって・・・というときは電話。
これと関連して、チャットが落ちているときもありますからね。
コッチは書き込み済みでも、相手が見られない。
急ぎ案件こそ、チャットに頼ってはダメだと思います。

いま、ざっと考えただけで書いていますが、要は、
~チャット・メール・電話それぞれの特性を理解してから使いこなしましょう~
ということです。
何も考えず、形式的に過ぎると、トラブルを招きかねません。
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てつまる

Author:てつまる
神奈川県を中心にフリーで活動しているライターです。
超IT系を除き、医療・各士業・経営者・アスリートへの取材、アーティストプロモート(情報発信)、イベントレポなどを手がけています。

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